Необходимость написания данной статьи возникла вследствие того, что при общении с рядом руководителей предприятий промышленности и другими лицами, ответственными за разработку технической документации мы столкнулись с тем, что многие из них с трудом осознают возможность привлечения сторонних организаций для разработки технической документации. Хотя опыт множества зарубежных и ряда отечественных компаний позволяет судить о том, что аутсорсинг подобных процессов, напрямую не связанных с производством, является не только экономически выгодным, но и позволяет реализовать их на качественно ином уровне.
Таким образом, сейчас сложилось ситуация, когда ряд предприятий и организаций активно используют аутсорсинг при разработке технические документации, а другие не могут представить даже такую возможность.
[stextbox id=»info»]Аутсорсинг — (англ. outsourcing) — передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.
[/stextbox]
Нежелание, а зачастую и страх привлечения аутсерсеров для разработки технической документации в первую очередь связан со следующими, исторически сложившимися стереотипами:
1. Возможно самый главный стереотип – это боязнь утечки информации. Под информацией здесь может пониматься, как исходные данные для разработки документации, так и результаты работы по разработке документации.
2. Второй – это уверенность в том, что все можно сделать своими силами.
3. Третий – это сомнение в квалификации потенциального исполнителя работ (аутсорсера), привлекаемого для разработки технической документации. И, как следствие, сомнение в возможности разработки им качественной документации.
Рассмотрим каждый из этих стереотипов более подробно и попытаемся либо опровергнуть, либо согласиться с ними.
Стереотип первый, боязнь утечки информации
В процессе обсуждения работы с потенциальным заказчиком часто возникает вопрос о передаче комплекта конструкторской документации на основе которой, в соответствии с ГОСТ 2.601-2006 и ГОСТ 2.602-95, должна разрабатываться эксплуатационная и ремонтная документация. Практика не только российская, но и мировая показывает, что в таком случае заказчик может обезопасить себя путем проведения следующих мероприятий:
1. Заключение договора о конфиденциальности, в котором следует прописать все возможные риски, административную и финансовую ответственность аутсерсера за утечку информации. При этом в данном договоре следует указывать, как ответственность за утечку исходных данных (комплект конструкторской документации, отдельные конструкторские документы и другие конфиденциальные документы, которые могут быть переданы исполнителю для разработки технической документации) так и за утечку результатов выполнения работ по разработке технической документации. Кроме того, следует помнить, что добросовестный аутсорсер никогда не пойдет на то, чтобы кому-то продать или передать документацию заказчика, т.к. это фактически означает его “смерть” на рынке инжиниринговых услуг.
2. Анализ выполненных проектов потенциального исполнителя работ по разработке технической документации. При выборе потенциального исполнителя работ следует обратить внимание на портфолио аутсерсера, и, по возможности, связаться с организациями, для которых аутсерсер уже разрабатывал техническую документацию. Это позволит заказчику получить сведения о соблюдении режима конфиденциальности при выполнении работы. Кроме того подобно общение может быть полезно и для определения квалификации аутсерсера.
Как показывает практика, в большинстве случаев проведение данных мероприятий позволяет решить основные вопросы о соблюдении конфиденциальности информации заказчика при передаче их аутерсеру.
В качестве заключения, можно порекомендовать заказчикам больше общаться со специалистами, имеющими опыт разработки технической документации с привлечением внешних подрядчиков, не только из референс листа аутсерсера но и с других предприятий. Это позволит вам получить массу полезной, как положительной, так и отрицательной информации о возможности аутсорсинга разработки технической документации.
К сожалению, в некоторых случаях боязнь утечки информации является причиной некачественной разработки, а то и вовсе отсутствия технической документации на изделие, что в условиях современного высококонкурентного рынка может сказаться отрицательно на спросе на продукцию вашего предприятия.
Хорошая статья о том что не стоит боятся отдавать разработку техдокументаций на аутсорс
Так же автор забыл упомянуть, на мой взгляд, еще один немаловажный фактор — аутсорсера/фрилансера крайне трудно контролировать. Нет никакой гарантии, что в последний момент человек не откажется от работы, просто исчезнет, либо сделает работу некачественно. В последнем случае конечно можно не заплатить, но когда у вас горят сроки и нужно срочно получить документацию, то вопрос денег отходит на второй план. Ну и не заплатите, но документацию-то вы все равно не получите в итоге.
Евгения,
в статье подразумевается привлечение в качестве аутсорсера не фрилансера, а специализированную организацию. В таком случае гарантом выполнения работы является договор, заключенный между заказчиком и аутсорсером. А требования к результату работы прописываются в техническом задании. В принципе подобная схема может быть реализлвана и в случае, когда в качестве аутсорсера используется фрилансер.
Евгения, добрый день!
Не подумайте то, что мы пытаемся, как заинтересованные стороны с Сергеем, критиковать Ваше мнение по данному вопросу.
Безответственные заказчики и исполнители — это вечная тема.
Но сначала попробуйте ответить на один вопрос: «Всегда ли достаточно мотивации исполнителя внутри компании на исполнение заказа на разработку документации точно вовремя и с надлежащим качеством». В крупных промышленных компаниях сложно будет получить четкий ответ на данный вопрос.
Про фриланс в области разработки тех. документации говорить не буду, т.к. одному человеку, на мой взгляд, крайне сложно сделать полный объем работ по созданию технического документа, а вот по поводу ответственности инжиниринговых компаний (аутсорсеров) могу сказать следующее:
1) подобные компании заинтересованы в исполнении заказа в короткий срок, т.к. заказчик платит, как правило, за результат, а не за время работы;
2) некачественное исполнение работ на рынке инженерных услуг подобно смерти, т.к. здесь массовая реклама противопоказана (бесполезна). Информация о компании передается при помощи «сарафанного радио». Исходя из этого, даже при возникновении проблемных вопросов с заказчиком (иногда по его вине), в худшем случае мы пытаемся выйти на нейтральное решение (устраивает и заказчика и исполнителя), в нормальном варианте стараемся решить все проблемы заказчика, иногда даже в ущерб финансовым результатам работы. Иначе следующей работы может даже и не быть!
Статья пустая, т.к. всяк кулик хвалит свое болото!
В реальности это подходит для таких раздутых пузырей, как Газпром — денег дохрена и настоящих спецов наперечет, потому как в большинстве -пристроенные пустышки: сынки, зятья, друзья и тд. Вот такой аутсорсинг это для них.
Для реально работающих компаний Ваши услуги дороги. Потому что Вам надо кормить и директора и водителя и прочее — все это окажется в итоговой цене за работу. Вот и сравните с оплатой (в большинстве весьма скромной) «местных» спецов на предприятии.
Ну и потом везде есть своя специфика, которая всегда даст о себе знать. А это значит, что свою работу фирме-аутсорсеру все-равно придется дорабатывать вместе с «местными». Только Вы за это деньги получите, а «местным» зачем это нужно?
Давно ждал подобного комментария. И частично согласен с ним, но я бы сказал немного по другому.
В России существуют два типа предприятий — аутсорсорсеров: первые — это аутсорсеры для «распила», как раз то о чем вы говорите (предприятие — пустышка во главе которого стоят друзья, зятья и сынки), вторые — это аутсорсеры, которые готовы участвовать в открытых конкурсах по оказанию тех или иных услуг и качественно выполнять эти услуги. Кстати первым не обязательно создавать и развивать тематические ресурсы подобные этому. У них и так все хорошо они афелированны с одним или двумя заказчиками, и им этого хватит на всю жизнь. Да и развиваться, и качество услуг повышать не обязательно, у них и так все хорошо.
Перед тем, как размышлять о стоимости услуг хочется заметить, что я специалист в достаточно узкой области и моя статья касается только технической документации и отделов занимающихся ее разработкой на предприятиях промышленности. Здесь я готов поговорить, рассуждать на более общие темы считаю нецелесообразным. Ну и рекомендую прочитать вторую часть данной статьи http://wiki.itorum.ru/2011/04/autsorsing-i-razrabotka-texnicheskoj-dokumentacii-2/ — там все что касается аутсорсинга разработки технической документации.
Размышляя далее, считаю, что следует еще раз обратиться еще раз к определению аутсорсинга. Аутсорсинг — это передача НЕКЛЮЧЕВЫХ функций … Самое главное заключается в том, что передаются неключевые функции т.е. функции которые отличны от основного рода деятельности компании.
Так вот, разработка технической документации — это, намой взгляд, неключевая функция т.к. потребность в разработке технической документации, в большинстве случаев, возникает время от времени, и момент этот, зачастую, связан с разработкой нового изделия. Однако, следует заметить, что ключевой в таком случае будет функция поддержания документации в актуальном состоянии. Это связано с тем, что конструкция изделия постоянно меняется и нужно регулярно вносить изменения в техническую документацию.
Ну и, наконец-то, о стоимости разработки технической документации. Могу сказать, что услуги по разработке технической документации, оказываемые нашей компанией, практически всегда обходятся заказчику дешевле, чем выполнение такой работы своими силами, в противном случае они нас просто не привлекают. Это экономически нецелесообразно. Кроме того здесь никак нельзя забывать про вопросы качества разрабатываемой документации.
И еще, пару слов по поводу совместной доработке готовой документации. Здесь нужно разделять выполнение работы и приемка этой работы заказчиком. Аутсорсер разработал документацию, заказчик проверил и выявил некоторые недостатки, которые устраняет аутсорсер. Это явно указывается в договоре по разработке технической документации. Приемка работы в любом случае ложится на плечи заказчика.
Да, всем интересующимся теорией аутсорсинга рекомендую прочитать книгу Елены Сафроновой Аутстаффинг, аутсорсинг, лизинг персонала. Новые технологии бизнеса. Простыми словами о сложных материях. Можно купить на Озоне. В книге много воды, но она помогает понять основные принципы аутсорсинга, кроме того там много примеров из практики.
Отдать на аутсорсинг разработку документации самое верное решение. Как это ни странно даже для крупных заводов и компаний.
Думаю, что утечки не будет, если выбрать грамотного аутсорсера. Если обратиться в крупную фирму, типа Интеркомп, то это безопасно.