Аутсорсинг и разработка технической документации. Стереотип первый, боязнь утечки информации

Необходимость написания данной статьи возникла вследствие того, что при общении с рядом руководителей предприятий промышленности и другими лицами, ответственными за разработку технической документации мы столкнулись с тем, что многие из них с трудом осознают возможность привлечения сторонних организаций для разработки технической документации. Хотя опыт множества зарубежных и ряда отечественных компаний позволяет судить о том, что аутсорсинг подобных процессов, напрямую не связанных с производством, является не только экономически выгодным, но и позволяет реализовать их на качественно ином уровне.

Таким образом, сейчас сложилось ситуация, когда ряд предприятий и организаций активно используют аутсорсинг при разработке технические документации, а другие не могут представить даже такую возможность.

Аутсорсинг — (англ. outsourcing) — передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.

Нежелание, а зачастую и страх привлечения аутсерсеров для разработки технической документации в первую очередь связан со следующими, исторически сложившимися стереотипами:

1. Возможно самый главный стереотип — это боязнь утечки информации. Под информацией здесь может пониматься, как исходные данные для разработки документации, так и результаты работы по разработке документации.
2. Второй — это уверенность в том, что все можно сделать своими силами.
3. Третий — это сомнение в квалификации потенциального исполнителя работ (аутсорсера), привлекаемого для разработки технической документации. И, как следствие, сомнение в возможности разработки им качественной документации.

Рассмотрим каждый из этих стереотипов более подробно и попытаемся либо опровергнуть, либо согласиться с ними.

Стереотип первый, боязнь утечки информации

В процессе обсуждения работы с потенциальным заказчиком часто возникает вопрос о передаче комплекта конструкторской документации на основе которой, в соответствии с ГОСТ 2.601-2006 и ГОСТ 2.602-95, должна разрабатываться эксплуатационная и ремонтная документация. Практика не только российская, но и мировая показывает, что в таком случае заказчик может обезопасить себя путем проведения следующих мероприятий:

1. Заключение договора о конфиденциальности, в котором следует прописать все возможные риски, административную и финансовую ответственность аутсерсера за утечку информации. При этом в данном договоре следует указывать, как ответственность за утечку исходных данных (комплект конструкторской документации, отдельные конструкторские документы и другие конфиденциальные документы, которые могут быть переданы исполнителю для разработки технической документации) так и за утечку результатов выполнения работ по разработке технической документации. Кроме того, следует помнить, что добросовестный аутсорсер никогда не пойдет на то, чтобы кому-то продать или передать документацию заказчика, т.к. это фактически означает его «смерть» на рынке инжиниринговых услуг.
2. Анализ выполненных проектов потенциального исполнителя работ по разработке технической документации. При выборе потенциального исполнителя работ следует обратить внимание на портфолио аутсерсера, и, по возможности, связаться с организациями, для которых аутсерсер уже разрабатывал техническую документацию. Это позволит заказчику получить сведения о соблюдении режима конфиденциальности при выполнении работы. Кроме того подобно общение может быть полезно и для определения квалификации аутсерсера.

Как показывает практика, в большинстве случаев проведение данных мероприятий позволяет решить основные вопросы о соблюдении конфиденциальности информации заказчика при передаче их аутерсеру.

В качестве заключения, можно порекомендовать заказчикам больше общаться со специалистами, имеющими опыт разработки технической документации с привлечением внешних подрядчиков, не только из референс листа аутсерсера но и с других предприятий. Это позволит вам получить массу полезной, как положительной, так и отрицательной информации о возможности аутсорсинга разработки технической документации.

К сожалению, в некоторых случаях боязнь утечки информации является причиной некачественной разработки, а то и вовсе отсутствия технической документации на изделие, что в условиях современного высококонкурентного рынка может сказаться отрицательно на спросе на продукцию вашего предприятия.