Первая часть данной статьи. Наиболее удобно рассматривать данную проблему с точки зрения нагрузки на отдел технической документации того предприятия, которое выполняет разработку документации собственными силами, и связи этой нагрузки с жизненным циклом изделия (рисунок 1). Рисунок 1 Я думаю, никто не будет спорить, что нагрузка на отдел технической документации зависит от стадии жизненного цикла изделия, для которого разрабатывается или обновляется техническая документация. При […]
Необходимость написания данной статьи возникла вследствие того, что при общении с рядом руководителей предприятий промышленности и другими лицами, ответственными за разработку технической документации мы столкнулись с тем, что многие из них с трудом осознают возможность привлечения сторонних организаций для разработки технической документации. Хотя опыт множества зарубежных и ряда отечественных компаний позволяет судить о том, что аутсорсинг подобных процессов, напрямую не связанных с производством, является не только экономически выгодным, но и позволяет реализовать их на качественно ином уровне.
Таким образом, сейчас сложилось ситуация, когда ряд предприятий и организаций активно используют аутсорсинг при разработке технические документации, а другие не могут представить даже такую возможность.
Аутсорсинг — (англ. outsourcing) — передача традиционных неключевых функций организации внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.
Нежелание, а зачастую и страх привлечения аутсерсеров для разработки технической документации в первую очередь связан со следующими, исторически сложившимися стереотипами:
- Возможно самый главный стереотип — это боязнь утечки информации. Под информацией здесь может пониматься, как исходные данные для разработки документации, так и результаты работы по разработке документации.
- Второй — это уверенность в том, что все можно сделать своими силами.
- Третий — это сомнение в квалификации потенциального исполнителя работ (аутсорсера), привлекаемого для разработки технической документации. И, как следствие, сомнение в возможности разработки им качественной документации.
Рассмотрим каждый из этих стереотипов более подробно и попытаемся либо опровергнуть, либо согласиться с ними.
Стереотип первый, боязнь утечки информации
В процессе обсуждения работы с потенциальным заказчиком часто возникает вопрос о передаче комплекта конструкторской документации на основе которой, в соответствии с ГОСТ 2.601-2006 и ГОСТ 2.602-95, должна разрабатываться эксплуатационная и ремонтная документация. Практика не только российская, но и мировая показывает, что в таком случае заказчик может обезопасить себя путем проведения следующих мероприятий:
- Заключение договора о конфиденциальности, в котором следует прописать все возможные риски, административную и финансовую ответственность аутсерсера за утечку информации. При этом в данном договоре следует указывать, как ответственность за утечку исходных данных (комплект конструкторской документации, отдельные конструкторские документы и другие конфиденциальные документы, которые могут быть переданы исполнителю для разработки технической документации) так и за утечку результатов выполнения работ по разработке технической документации. Кроме того, следует помнить, что добросовестный аутсорсер никогда не пойдет на то, чтобы кому-то продать или передать документацию заказчика, т.к. это фактически означает его «смерть» на рынке инжиниринговых услуг.
- Анализ выполненных проектов потенциального исполнителя работ по разработке технической документации. При выборе потенциального исполнителя работ следует обратить внимание на портфолио аутсерсера, и, по возможности, связаться с организациями, для которых аутсерсер уже разрабатывал техническую документацию. Это позволит заказчику получить сведения о соблюдении режима конфиденциальности при выполнении работы. Кроме того подобно общение может быть полезно и для определения квалификации аутсерсера.
Как показывает практика, в большинстве случаев проведение данных мероприятий позволяет решить основные вопросы о соблюдении конфиденциальности информации заказчика при передаче их аутерсеру.
В качестве заключения, можно порекомендовать заказчикам больше общаться со специалистами, имеющими опыт разработки технической документации с привлечением внешних подрядчиков, не только из референс листа аутсерсера но и с других предприятий. Это позволит вам получить массу полезной, как положительной, так и отрицательной информации о возможности аутсорсинга разработки технической документации.
К сожалению, в некоторых случаях боязнь утечки информации является причиной некачественной разработки, а то и вовсе отсутствия технической документации на изделие, что в условиях современного высококонкурентного рынка может сказаться отрицательно на спросе на продукцию вашего предприятия.
Наконец-то дошли руки до написания третий части статьи посвященной аутсорсингу разработки технической документации и стереотипам связанным с этим. Первые две части статьи находятся здесь и здесь. Итак, третий стереотип звучит, как сомнение в квалификации потенциального исполнителя работ по разработке технической документации. И, как следствие, сомнение в возможности разработки качественной документации организацией — аутсорсером. Сюда же можно включить различные […]